Ongetwijfeld bekend: te veel werk voor te weinig uren. Gevolg: avondjes overwerken. En ach, die zondagmiddag had u toch nog niets gepland, dus die rapportage kan er dan in één moeite door. Tien tips om uw tijd effectiever te besteden.
1. Stel niet uit
Iedereen maakt zich schuldig aan uitstellen, maar uitstel is funest voor uw planning. Meestal worden juist de zaken die spoed hebben uitgesteld, simpelweg omdat het moeilijke, onbekende en nieuwe taken zijn. Toch zult u deze meteen moeten aanpakken: van uitstellen groeit de stapel werk alleen maar, en het wordt steeds moeilijker uitgestelde klussen alsnog op te pikken.
2. Stel prioriteiten
Klinkt eenvoudig, maar hierin schuilt de kern van problemen met een te hoge tijdsdruk. Bekijk de taken die voor u liggen, en bekijk goed wat écht prioriteit heeft. Spoedklusjes werkt u uiteraard meteen af, daarna de zaken die tot de kern van uw takenpakket behoren, en daarna de zaken die gewoon gedaan moeten worden, bijvoorbeeld rapportages. Plan voor deze laatste soort klusjes een vaste dag in. Of nog beter: besteed ze uit.
3. Gebruik uw mensen waarvoor u ze heeft ingehuurd
Kenmerkend voor de perfectionistische manager: alles zelf willen doen en niets uit handen geven. Desastreus, niet alleen voor uw tijdsplanning, maar zeker ook voor de motivatie van uw medewerkers. Geef ze uw vertrouwen, werk ze in in taken die u niet per se zelf hoeft te doen. Scheelt al gauw een uurtje of vier in de week.
4. Stel maximumtijden in
Uiteraard wilt u hetgeen u doet tot in de puntjes verzorgd afleveren. Maar overdrijf dit niet: goed is goed en perfect bestaat niet. Te lang doorwerken aan een rapportage of tekst heeft geen enkel nut: u wint er niets mee, en andere belangrijke taken blijven alleen maar liggen.
5. Vergader alleen als het echt nodig is
Maak een einde aan het wekelijkse standaardoverleg wat toch niets oplevert, vergader alleen als de agenda dermate interessant en nuttig is om er met collega's van gedachten over te wisselen. En als u toch moet vergaderen: doe dit dan voor de lunch of aan het einde van de werkdag: zelfs de meest doorgewinterde vergadertijger gaat dan sneller door naar het volgende agendapunt.
6. Werk een dagje thuis
Dé manier om de wat ingewikkelder zaken binnen 1 dag af te werken: sluit u op in uw thuiskantoor. Telefoon uit, inbox dicht, en werken maar. Geen lastige klanten aan de telefoon, klusjes die er even tussendoor komen, of vervelende vragen stellende collega's.
7. Ruim op
Een goed geordende werkplek "werkt" niet alleen lekkerder, het bespaart u bovendien tijd. Nooit meer zoeken naar dat ene rapportje of artikel, alles keurig geordend op uw bureau of in een ordner scheelt heel wat zoektijd. En gooi weg wat u toch niet meer leest of nodig heeft. Dit geldt eveneens voor uw mailbox: weg met die overbodige mailtjes.
8. Telefoon uit
Indien het niet zeer dringend is en u bezig bent met een belangrijke taak: uit die telefoon. Of schakel hem door naar uw secretaresse, belangrijke telefoontjes worden netjes genoteerd, u hoeft alleen maar even terug te bellen wanneer u tijd heeft.
9. Mailbox dicht
Zeker voor e-mail geldt: niemand heeft u verteld direct te moeten reageren. Bovendien is het niet te controleren of u uw inbox heeft openstaan of niet. Uit dus die mail, en pas aanzetten als u er daadwerkelijk tijd voor heeft.
10. Deur dicht
Als thuiswerken niet tot de mogelijkheden behoort en u toch alle rust nodig heeft voor die belangrijke zaak: deur dicht, en duidelijk maken dat u niet gestoord wenst te worden. Plus: maak duidelijk dat als iemand u wil spreken hij of zij maar een afspraak moet maken. Zo maakt u een einde aan tijdslurpende bezoekjes van collega's.
Dit artikel is ontleend aan Time Management: tien manieren om tijdsdruk te lijf te gaan van Lars Deuling op Brisk Magazine.
Reacties